POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

L’objectif de cette page est de définir le cadre mis en place par Vivez Lanaudière pour la gestion des renseignements personnels détenus au sein de l’entreprise.

Préambule :

L’utilisation du masculin dans ce document pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. 

Révision : 

Date d’entrée en vigueur : 19 février 2024
Dernière mise à jour le 19 février 2024 

Contexte : 

Vivez Lanaudière s’engage à assurer la protection des renseignements personnels de ses partenaires et de ses employés. La présente politique en matière de protection des Renseignements personnels s’applique à Vivez Lanaudière. Elle vise à mettre en lumière le cycle de vie des renseignements personnels, soit leur collecte, leur conservation, leur utilisation, leur communication ainsi que leur destruction au sein de l’entreprise. Elle stipule les mesures de sécurité mises en place pour s’assurer de la protection des renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière ainsi que les droits des personnes concernées par la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. 

Cette politique est conçue pour respecter la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé à laquelle les entreprises privées doivent se conformer. 

Les renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière seront traités selon la Politique en matière de protection des renseignements personnels, sauf dans le cas d’une entente écrite entre Vivez Lanaudière et la personne ou l’organisation concernée. La présente politique est applicable à tous les renseignements personnels recueillis, peu importe leur provenance. 

Vivez Lanaudière se réserve le droit de modifier cette politique en matière de protection des renseignements personnels. La date de la dernière révision correspond à la révision la plus récente. 

Définitions : 

« Renseignements personnels » (RP) : désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Il peut s’agir notamment, mais sans s’y limiter, du nom prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, information sur l’état de santé, information sur le statut civil, etc. Les catégories de renseignements personnels visées sont les suivantes : 

• Renseignements de santé; 
• Renseignements financiers; 
• Renseignements relatifs au travail; 
• Renseignements scolaire et relatifs à la formation; 
• Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale; 
• Renseignements d’identification. 

Le détail concernant chacune de ses catégories peut être trouvé sur le site du Gouvernement du Québec. Vivez Lanaudière peut détenir les renseignements personnels de partenaires dans le cadre de Prestations de service ou d’un employé, dans le cadre d’un processus d’embauche ou de maintien à l’emploi. 

Les informations professionnelles, telles que, mais non limitées à une adresse courriel professionnelle, un numéro de poste téléphonique professionnel ou un titre de fonction professionnelle ne constituent pas un Renseignement personnel. 

Un Renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il comporte un haut risque d’atteinte à la vie privée d’une personne, tel que le numéro d’assurance sociale. 

« Consentement tacite » : désigne un consentement reconnu dans certaines circonstances telle qu’une action supposant une relation d’affaires future ou actuelle tel que stipulé dans la Loi canadienne anti-pourriel. 

« Collecte » : désigne la première étape du cycle de vie des renseignements personnels qui constitue la date à laquelle le renseignement personnel est recueilli. 

« Utilisation » : désigne l’usage d’un renseignement personnel selon des fins définies. 

« Communication » : désigne la transmission d’un renseignements personnels à un tiers ou à une personne non autorisée. 

« Conservation » : désigne la durée pendant laquelle une organisation garde des renseignements personnels, peu importe leur forme et sans égard au statut de leur utilisation. 

« Destruction » : désigne la dernière étape du cycle de vie des renseignements personnels qui consiste à supprimer définitivement le renseignement personnel de façon sécurisée. 

 1. Collecte des renseignements personnels : 

Vivez Lanaudière recueille des Renseignements personnels suite à un contact direct entre elle et la personne concernée, par exemple dans le cas de demandes de prestations de service ou de demande d’emploi. Tout Renseignement personnel est recueilli conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les types de renseignements détenus ainsi que leur endroit de conservation sont consignés dans un inventaire. 

 2. Renseignements fournis par un partenaire : 

Vivez Lanaudière collecte des informations professionnelles concernant ses partenaires. Il peut toutefois arriver qu’une personne transmette des renseignements personnels tels que son adresse courriel personnelle ou son numéro de téléphone. La personne comprend alors que cette information sera utilisée uniquement dans le but et aux fins de répondre à la demande de la personne concernée. 

Vivez Lanaudière pourrait utiliser ces informations afin de communiquer des informations concernant des produits et services à la personne ayant transmis ses renseignements, par exemple, dans le cadre d’une infolettre. Toutefois, il est possible de se désinscrire ou de demander à Vivez Lanaudière de cesser toutes communications à tout moment. Il est important de ne communiquer aucun Renseignement personnel sensibles tel qu’un numéro d’assurance sociale, une date de naissance, une information bancaire, etc. 

Si la personne fournit de l’information sensible, elle comprend qu’elle le fait à ses propres risques et que Vivez Lanaudière ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la divulgation de cette information. 

 3. Renseignements fournis par l’Employé : 

Vivez Lanaudière collecte des informations personnelles concernant ses employés. Toutes les catégories de renseignements personnels tels que décrits à la section Définitions du présent document pourrait faire l’objet de la collecte de renseignements personnels. Certaines de ses informations sont réputées être des Renseignements personnels sensibles. Les Renseignements personnels collectés, qu’ils soient sensibles ou non, sont utilisées afin de maintenir à jour un dossier employé ou dans le cadre d’obligations légales. La Table des préfets de Lanaudière s’engage à respecter les pratiques relatives à la confidentialité de ces informations. 

 4. Consentement à la collecte : 

Vivez Lanaudière utilise le consentement tacite dans le cadre de relation avec ses partenaires ainsi que le consentement écrit avec ses employés pour lesquels des renseignements personnels sensibles sont collectés. Les fins auxquelles sont collectés les renseignements personnels sont stipulés à la section Collecte du présent document. 

Pour toute utilisation à d’autres fins que celles précédemment mentionnées, Vivez Lanaudière obtiendra le consentement de la personne concernée au préalable. 

 5. Utilisation des renseignements personnels : 

Vivez Lanaudière utilisera les Renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquels ces derniers ont été recueillis et pour lesquelles la personne a consenti. Vivez Lanaudière peut utiliser les Renseignements personnels aux fins suivantes : 

 Renseignements fournis par un partenaire : 

• Fournir des prestations de services;
• Transmettre de l’information sur des nouveaux produits et services susceptibles de faire partie des intérêts des personnes concernées, conformément à la Loi canadienne antipourriel du Canada; 
• Prévenir la fraude et l’usurpation d’identité. 

Renseignements fournis par l’Employé : 

• Traiter des demandes d’emploi; 
• Maintenir à jour un dossier d’employé; 
• Analyser et bonifier l’expérience employé; 
• Communiquer avec un employé; 
• Approfondir la relation employeur-employé; 
• Prévenir la fraude et l’usurpation d’identité. 

Lorsque les Renseignements personnels sont utilisés à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessous ou celles pour lesquelles vous êtes réputées avoir donné votre consentement, Vivez Lanaudière demandera l’obtention de votre consentement. 

Les renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière pourront être utilisés pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquels ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi. 

 6. Communication des renseignements personnels : 

Vivez Lanaudière pourrait communiquer vos renseignements à des tiers fournisseurs de services qui nous aident à réaliser les fins mentionnées précédemment. Dans de tels cas, Vivez Lanaudière a conclu une entente contractuelle afin de protéger les Renseignements personnels de façon appropriée. Il peut s’agir, à titre d’exemple, de soutien juridique, technique, d’une firme de recouvrement ou d’un tiers validant la solvabilité de la personne concernée. 

Vivez Lanaudière pourrait communiquer les renseignements personnels détenus dans le but de répondre à des exigences en matière d’assurance ou lorsqu’elle croit qu’une tierce partie en faisant la demande agit comme mandataire de la personne concernée. 

Les Renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière pourraient faire l’objet d’une communication dans le cadre de la vente d’une partie ou de la totalité des actifs ou d’une restructuration de l’entreprise. Dans un tel cas, l’utilisation des Renseignements personnels détenus seront encadrés par les lois applicables. 

Dans le cas où des Renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Canada, ceux-ci seront assujettis aux lois applicables du pays où ils sont communiqués. 

Nonobstant ce qui précède, tous les membres du personnel de Vivez Lanaudière sont assujettis à une clause contractuelle de confidentialité valide au moment de leur emploi et après celui-ci afin de protéger la confidentialité des données et des Renseignements personnels. 

Les Renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière pourront être communiqués pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquels ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi. 

 7. Conservation des renseignements personnels : 

Vivez Lanaudière détient une sauvegarde de toutes les données numériques détenues à des fins préventives. L’entreprise conserve les Renseignements personnels de ses partenaires et employés ainsi que leurs sauvegardes dans des serveurs infonuagiques situés au Canada ou aux États-Unis. 

À moins d’une interdiction ou d’obligations légales mentionnées dans une entente légale explicite avec un client, Vivez Lanaudière peut avoir recours à des services d’un fournisseur externe. Le cas échéant, Vivez Lanaudière prend les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels détenus chez un tiers fournisseur. 

Dans la mesure où la conservation des Renseignements personnels implique l’usage de services ou de serveurs de fournisseurs tiers, ces fournisseurs tiers et leurs serveurs peuvent être situés au Canada ou aux États-Unis d’Amérique où pourraient être transmis des Renseignements personnels téléchargés ou autrement communiqués par le partenaire. Dans un tel cas, les Renseignements personnels hébergés ou transmis dans d’autres pays sont assujettis aux lois et aux exigences légales de l’endroit géographique où ils sont conservés. 

Les renseignements personnels détenus par Vivez Lanaudière pourront être conservés pendant toute la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquels ces derniers ont été recueillis, tel que permis ou exigé par la loi. Les renseignements personnels à détruire seront conservés dans un endroit spécifique dont l’accès est accordé uniquement à certains employés autorisés dont la fonction nécessite qu’ils y aient un accès. 

 8. Confidentialité en lien avec les fournisseurs tiers détenant des renseignements personnels : 

Tous les fournisseurs tiers retenus par Vivez Lanaudière ayant accès aux Renseignements personnels sont tenus d’exercer leurs activités de façon à être conforme à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels. 

 9. Sécurité des renseignements personnels détenus : 

Vivez Lanaudière ne recueillera, n’accédera, ne transférera, ne stockera et ne traitera des Renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution ou la remise des prestations ou de gestion de dossier d’un employé et que dans la mesure permise par les Lois de vie privée. 

Vivez Lanaudière informera rapidement le partenaire ou l’employé par avis écrit dans l’éventualité où elle prendrait connaissance d’un incident de confidentialité (tel que défini par les Lois de vie privée) affectant des Renseignements personnels en sa possession. 

Vivez Lanaudière mettra en oeuvre des mesures administratives, techniques et physiques appropriées et conformes aux pratiques du secteur pour protéger les Renseignements personnels en sa possession contre l’accès, le stockage et le traitement non autorisé ou illégal. 

Vivez Lanaudière a mis en place des mesures de sécurité raisonnables, pour protéger les Renseignements personnels, en fonction de leur sensibilité, notamment en limitant l’accès à certains Renseignements personnels uniquement à certains employés autorisés dont la fonction nécessite qu’ils aient un accès à ceux-ci. 

 10. Accès et rectification : 

Vivez Lanaudière veille à ce que les renseignements détenus soient le plus complets et à jour possibles. Afin que ces renseignements soient exacts, chaque personne est responsable de communiquer par voie écrite toute modifications concernant ses renseignements personnels ou professionnels. 

Toute demande écrite d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels peut être transmise à Vivez Lanaudière, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels. Pour de plus amples informations en lien avec vos droits d’accès, il est possible de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise. Les coordonnées figurent sur le site Internet de l’entreprise, à la section Nous joindre. Toutes demandes sera prise en charge selon le processus et les délais exposés ci-dessous. 

a. Processus 

Suite à la réception d’un avis écrit d’accès ou de rectification aux renseignements personnels, Vivez Lanaudière veillera à valider l’identité de la personne faisant la demande au moyen de pièces d’identité. Après la validation de l’identité, la demande sera traitée et les informations seront acheminées dans un format lisible et compréhensible, accompagnées, au besoin, d’explications ou d’une légende selon le processus. 

b. Délai de réponses 

Vivez Lanaudière répondra à toute demande écrite dans les trente (30) jours suivants la réception de celle-ci. Dans l’impossibilité de respecter ce délai, Vivez Lanaudière avisera la personne concernée par écrit. Il est possible, à tout moment, de formuler une plainte à la Commission d’accès à l’information. 

c. Frais inhérents aux demandes 

Toute demande d’accès ou de rectification aux renseignements personnels sera traitée sans frais sauf si des frais de retranscription, de reproduction ou de transmission sont applicables. Le cas échéant, Vivez Lanaudière fournira à la personne concernée une estimation de ces frais. La personne concernée disposera de trente (30 jours) pour approuver ou refuser les frais. Si aucune réponse n’est reçue dans le délai prescrit, la demande sera considérée comme nulle. 

Tout commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant notre Politique en matière de protection des renseignements personnels peuvent être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent sur le site Internet de l’entreprise, à la section Nous joindre. 

En tout temps, il est possible de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec. 

 11. Destruction des renseignements personnels : 

Vivez Lanaudière s’engage à détruire tout Renseignements personnels détenus en format papier ou virtuel de façon sécuritaire, et ce, dès que la finalité pour laquelle ces derniers ont été recueillis a été accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par une instance gouvernementale. 

Les renseignements personnels détenus en format papier feront l’objet d’un déchiquetage au moment de leur destruction. Les renseignements personnels détenus en format numériques feront l’objet d’un archivage dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie et seront supprimés définitivement au plus tard 1 an après leur archivage, ou à la demande de la personne concernée, dans un délai diligent, sous réserve de certaines circonstances juridiques et des lois encadrant cette suppression définitive. Vivez Lanaudière s’engage à traiter le matériel informatique désuet contenant des renseignements personnels de façon sécuritaire en effectuant un processus de destruction des données avant de s’en départir. 

 12. Personne responsable des renseignements personnels :